Zusammenfassung der Infoveranstaltung vom 26. Juni 2018

Am 26. Juni 2018 wurde eine Infoveranstaltung Thema WBK, easyWeb & Co durchgeführt. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der besprochenen Themen.

Einleitung und Agenda

Status Quo Webbaukasten (WBK)

Das WBK-System konnte am 31. März 2018 erfolgreich abgestellt werden. Es existieren somit keine Websites mehr, die den Webbaukasten nutzen.

Stattdessen werden nun die neuen easyWeb-Produkte eingesetzt (Stand Juni 2018):

  • >100 Webauftritte auf easyWeb standard (TYPO3)
  • >60 Webauftritte auf easyWeb lite (WordPress)

Personendaten - von der Erfassung bis zur Nutzung

Es wurden einige Änderungen für Datenmodell und Umgang mit Personendaten vorgenommen:

easyWeb standard

Für easyWeb standard wurden einige Neuerungen und Weiterentwicklungen umgesetzt:

Kommunikation

Website-Policy


Personendaten

Die Struktur des Personendatenmodells ist im Vergleich zu vorherigen Infoveranstaltungen weitgehend identisch geblieben. Lediglich die ForschDB wurde neu über das eDoc-System angebunden.

Die Struktur des Personendatenmodells ist im Vergleich zu vorherigen Infoveranstaltungen weitgehend identisch geblieben. Lediglich die ForschDB wurde neu über das eDoc-System an easyWeb angebunden.

Akademische Titel

Akadamische Titel konnten bisher nur im Kurzformat (SAP HCM bei HR) abgefragt werden. Die erlaubten Titel umfassten lediglich "Dr." und "Prof."

Neu wurde für §3-Personen im IAM-GF-GUI die Möglichkeit geschaffen, Prefix-Titel und Postfix-Titel zu vergeben. Sind diese Werte definiert, so ersetzen sie den Kurztitel. Die Umsetzung ist hier bereits realisiert und die Werte können eingetragen werden.

Für §2-Personen werden Prefix und Postfix in Zukunft im HCM definierbar sein. Die Umsetzung befindet sich derzeit noch in der Diskussion.

Die Anzeige der neuen Titelstruktur läuft bereits für die Personensuche.
Für easyWeb ist geplant die neue Titelstruktur Ende Juli einzubinden.

Beispiel:

Statt "Dr. Dieter Glatz" sind mit Prefix und Postfix Titel wie "Dr. phil II dipl. Phys. Dieter Glatz iAx" möglich.

Personensuche und Personeninfo

Es gibt nun zwei verschiedene Versionen der Personensuche, die sich in ihrem Funktionsumfang und dem Zugang unterscheiden:

https://personensuche.unibas.ch/

ist öffentlich zugänglich. Es werden öffentlich sichtbare Informationen wie die Adresse, Bürotelefon und Fachbereich angezeigt. Es werden lediglich Mitarbeiter der Universität angezeigt. Studierende sind ausgeblendet.

 

https://personeninfo.unibas.ch/

ist nur für Mitarbeiter der Universität Basel nach erfolgreichem SwitchAAI/Shibboleth-Login zugänglich. Neben den Informationen wie in der Personensuche werden weitere Informationen über die Displayblöcke und die Datenherkunft angezeigt. Zusätzlich kann nach Studierenden gesucht werden. Ausserdem sind hier der OE-Baum für die Organisationseinheiten und die Gebäude/Räume-Informationen einsehbar.

Organisationszugehörigkeit

OE Baum

Die Organisationseinheiten und die Verknüpfung der Personen in diese wird über die Hierarchie des OE-Baums definiert. Diesen finden Sie in der Personeninfo.

Nicht sichtbare Elemente des OE-Baums dienen lediglich der Gliederung und werden nach aussen nicht dargestellt (markiert durch Icon mit durchgestrichenem Auge). Die mit einem Stern markierten OEs haben Einfluss auf die Anzeige der OE bzw. des OE-Pfads in der Personensuche/Personeninfo.

Für Änderungen bezüglich der Zuordnung von Personen wenden Sie sich an Ihren Geschäftsführer. Für Änderungen in der Struktur des OE-Baums wenden Sie sich bitte an Dominik Borer.

Gebäude- und Raum-Informationen

Gebäudebaum

Informationen zur Struktur von Gebäuden und der Belegung der Räume finden Sie ebenfalls in der Personeninfo im Modul Gebäude. Die dargestellten Informationen setzen sich aus mehreren Quellen zusammen, unter anderem aus dem "Wer sitzt wo". Bitte nehmen Sie Mehrfachkorrekturen an diesen Informationen nicht im "Wer sitzt wo" vor, sondern wenden Sie sich hierfür zuerst an Daniel Schlenker (Facilities).


easyWeb standard

Vergangen und zukünftige Roadmap

Die neuesten Entwicklungen können Sie den Release Notes entnehmen. Sie können diese News auch per RSS z.B. in Outlook abonnieren und erhalten die News/Release Notes automatisch (Anleitung).

Kürzlich geändert wurden:

  • Publikationenmodul
    • Direkte Einbindung von Publikationslisten, kein Link mehr in die ForschDB
    • Freie Verfügbarkeit des Moduls für Redakteure
    • Filtern nach Personen und OEs
    • Verwendung unterschiedlicher Zitier-Stile

  • Personenmodul
    • Include- & Exclude-Filter
    • OE-Filter für Limitierung der Personeninformationen
    • Einbindung Personal Web Profile (IAM GF-GUI)

  • Site-Konfigurator
    • Matomo (ehem. Piwik) für Besucherstatistik
    • Hintergrundbild

Publikationen und Zitierstile

publications

Die wichtigste Änderung im neuen Publikationsmodul besteht darin, dass Publikationen nun direkt auf easyWeb angezeigt werden können. Zuvor war lediglich die Platzierung eines Links zur ForschDB möglich, was ein Abspringen des Users zur Folge hatte. Wie Sie Publikationslisten erstellen, ist in dieser Anleitung beschrieben.

Auf vielfachen Wunsch seitens der Benutzer haben wir die Möglichkeit geschaffen, verschiedene Zitier-Stile auszuwählen. Wird kein Zitier-Stil definiert, so folgt die Darstellung der Publikationen den Harvard-Richtlinien. Der Zitier-Stil kann aus einer umfangreichen Liste gewählt werden. Wir arbeiten diesbezüglich mit der CSL-Bibliothek (Citation Style Language). Dieses Projekt wird von führenden Herstellern von Literaturverwaltungsprogrammen wie Mendeley und Zotero unterstützt und weiterentwickelt. Jeder Redakteur kann den Zitier-Stil für einzelne Listen festlegen; es kann jedoch auch eine globale Voreinstellung durch den Site-Admin vorgenommen werden (siehe Anleitung).

Personenmodul

Das Personenmodul ist auf verschiedene Art und Weise ausgebaut worden:

  • Bisher haben nur Filter existiert, die per "include"-Funktion Personenlisten generiert haben. Nun gibt es für jeden "include"-Filter auch einen entsprechenden "exclude"-Filter.

  • Es kann vorkommen, dass eine Person Kontaktinformationen mehrer OEs zugeordnet hat (z.B. bei Anstellung in zwei verschiedenen Departementen oder bei verschiedenen Funktionen). Mit dem neuen OE-Filter lässt sich dies einschränken. Diese Einstellung kann global im Site-Configurator vorgegeben werden oder lokal für eine Einzelliste überschrieben werden (siehe Anleitung). Dies hat z.B. Auswirkungen darauf, welche Kontaktinformationen bei einer Person in der Liste und/oder auf der Profilseite angezeigt werden.

  • Sollte eine Person auf mehreren easyWeb Instanzen in einer Personenliste vorkommen, dann generiert easyWeb auf jeder Instanz eine Profilseite. Nun kann im IAM GF-GUI (Personal Web Profile) eine URL zur "Hauptprofilseite" hinterlegt werden. Alle Einträge dieser Person in den Personenlisten verweisen dann auf dieses hinterlegte Personal Web Profile.

Sitekonfigurator mit Benutzerstatistik und Hintergrundbild

Benutzerstatistiken mit Matomo (früher Piwik) werden nicht zentral von der Universität angeboten. Interessenten können ein eigenes Hosting einkaufen bzw. betreiben. Die Verlinkung wird im Site Configurator vorgenommen, mehr Informationen dazu in der Anleitung

Neu ist ebenfalls, dass Sie im Site Configurator global ein Hintergrundbild definieren können (Anleitung).

Ausblick zukünftige Features

Für die Zukunft werden folgende Features in Aussicht gestellt:

  • Publikationenmodul
    • Zitierformatierung im Detail verbessern (in Zusammenarbeit mit der UB)
    • Filterung nach Publikationstypen / Auswahl einzelner Publikationen
    • Modul für Projekte, Vorträge und Abschlussarbeiten aus ForschDB (in Zusammenarbeit mit der UB)

  • Profilseiten
    • neues Design/Layout für Profilseite (erstellt durch Web Desk)
    • generierte Profilseiten durch Redakteure bearbeitbar
    • Ziel: Template für Profilseiten durch Site-Admin anpassbar

  • Automatisiertes Testing
  • Refactoring
  • User-Preview auf Stage-Instanz
  • Bugfixes und Verbesserungen
  • 2018/19: Upgrade von TYPO3 Version 7 LTS auf Version 9 LTS

Kommunikation

Kommunikationskanäle

Die Informationen zu anstehenden und durchgeführten Änderungen bezüglich easyWeb werden über verschiedene Kommunikationskanäle bereitgestellt:

Schulungen

Es werden 1-2 Schulungen pro Semester (i.d.R. im Zwischensemester September/Februar) durchgeführt. Bei erhöhtem Bedarf werden mehr Schulungen durchgeführt. Wenden Sie sich hierzu bitte an support-its@unibas.ch. Die Anmeldung zu Schulungen erfolgt via fortbildung.unibas.ch. Schulungen für Gruppen (>10 Personen) können nach Absprache auch während des Semesters durchgeführt werden.

Inhalte:

  • easyWeb standard – Schulung (1 Tag)
    • Grundlegende Arbeitsweise mit easyWeb standard
    • Aufbau des easyWeb standard der Universität Basel
    • Möglichkeiten der Gestaltung mit easyWeb standard

  • easyWeb standard – Workshop (1/2 Tag)
    • Prozesse und Automatismen in easyWeb standard
    • News, Events, FAQs – Fortgeschritten
    • Personen-Modul und Publikationen-Modul
    • Verlinkungen im Header und Footer
    • Usermanagement / Berechtigungen vergeben
    • Mehrsprachige Websites

Website-Policy

Ganz neu gibt es einen Beschluss des Rektorats betreffend Website-Policy an der Universität Basel (Beschluss Nr. 18.05.61 vom: 29.05.18, wird hier veröffentlicht: Beschlüsse des Rektorats).

Kurz zusammengefasst geht es um folgende Punkte:

  • Was bedeutet Corporate Design betreffend Websites
  • Wer muss sich an das Corporate Design halten
  • Wie sind Ausnahmen davon geregelt
  • Deadline für Anpassung der Websites: Ende Frühjahrssemester 2019

Sollten Sie für Ihre Webauftritte easyWeb verwenden, dann müssen Sie sich um diesen Beschluss keine Gedanken machen, easyWeb erfüllt alle Bedingungen.